Também enfrento essa dificuldade na divisão da qual faço parte: comunicações que precisam ser endereçadas sob o ponto de vista global, divisional, local, do RH... enfim! E quem acaba perdendo nesse processo é, principalmente, o colaborador que fica perdido em meio a tantas comunicações, sem saber o que priorizar, no que se engajar, no que investir tempo de leitura. Lembrando ainda que essa quantidade de comunicações, muitas vezes, não assegura que os colaboradores estejam bem informados, envolvidos e engajados com os temas da organização.
Divido agora com vocês, alguns critérios que tenho procurado estabelecer em cenários de "overload" de demandas de comunicação:
1. Evitar mais de duas comunicações por dia: o ideal seria que apenas em um dia da semana todas as comunicações fossem realizadas. Mas nem sempre isso é possível. Então, haja o que houver, divulgar mais de uma comunicação por dia, principalmente por email, nem pensar! Se a área de Comunicação tratar essa diretriz como uma premissa de trabalho e sustentar esse posicionamento de maneira consistente e firme, gradativamente, as pessoas compreendem essa forma de trabalhar e, também, passam a agir com maior planejamento e disciplina em relação às necessidades de comunicação;
2. Vamos negociar? muitos clientes internos tem abertura para negociar prazos e rever prioridades. Isso facilita bastante a priorização de temas dentro da agenda de comunicação interna, possibilitando maior período para planejar e programar a comunicação, de forma geral.
3. Visão do todo: demostrar de que maneira as comunicações estão concomitantes e podem se sobrepor pode ajudar a sensibilizar os stakeholders a reverem seus prazos e prioridades. Este ano, por exemplo, tive algumas situações nas quais ficou claro que não valeria pena comunicar, ao mesmo tempo, temas relevantes para organização que, ao serem divulgados ao mesmo tempo, perderiam seu impacto, alcance e foco. Algumas vezes, não existe margem pra negociação. Mas vale sempre se posicionar, destacar os prós e contras em seguir com a comunicação, recomendar e deixar claro que não levar o "todo" em consideração pode prejudicar o enfoque em relação ao próprio tema a ser divulgado e, consequentemente, comprometer o engajamento do público interno;
4. Renegociar com o global pode ser uma opção: quem trabalha com comunicação interna sob uma perspectiva global sabe que é muito comum recebermos os famosos "tool kits" de comunicação para cascatear, localmente, os temas globais. Cascatear sem questionar não tem sido mais uma opção. Tenho tido a experiência positiva de encontrar abertura para negociar prazos, discutir prioridade e até relevância do tema para o público da localidade. Cada vez mais acredito que esteja ficando pra trás a postura "top-down" de comunicação por parte das equipes globais. Com consistência, bons argumentos e uma proposta clara e objetiva é possível encontrar flexibilidade e entendimento junto aos interlocutores de comunicação globais para rever a estratégia de cascateamento;
5. Segmentar x massificar: uma outra maneira de evitar o excesso de comunicações é ter em mente que nem sempre tudo precisa ser comunicado absolutamente a todos. É importante compreender se o tema a ser comunicado deve ter alcance geral ou se existe a possibilidade de segmentar, ou seja, dirigir a mensagem aos públicos mais relevantes e específicos, de acordo com o teor da mensagem. Às vezes, uma mensagem é demasiadamente técnica e pode ser dirigida a um público-alvo e não necessariamente enviada a toda organização;
6. Qual a importância do tópico a ser comunicado dentre as prioridades estratégicas de comunicação e do negócio: ter um plano estratégico e tático de comunicação também ajuda nesse processo de filtrar o que deve ser priorizado ou não. Avaliar o quanto o tema é aderente às estratégias da própria área de comunicação e do negócio também pode ser um critério justo no processo de priorização das comunicações;
7. Liderança que estabelece diálogo: a liderança tem um papel fundamental na disseminação, alinhamento e estabelecimento de diálogo em relação aos temas relevantes para o negócio e para a organização. Nesse sentido, a atuação da liderança pode contribuir de forma significativa na medida em que ao conhecer profundamente sua equipe, os líderes têm condições de contextualizar a mensagem de maneira mais aderente à realidade da equipe. E, ainda: na medida em que o líder estabelece um ambiente para o diálogo, possibilita espaço para o entendimento, a criação de sentido a respeito do assunto e quem sabe até o "tal engajamento". Vejo como nossa responsabilidade, enquanto comunicação, preparar a liderança para estabelecer o diálogo: disponibilizando ferramentas e mensagens-chave, ajudando-os no desenvolvimento de suas competências em comunicação, deixando claro o que esperamos deles nesse processo, entre outros inúmeros desafios.
Num cenário de excesso de demandas de comunicação interna, talvez um caminho seja trabalhar a comunicação de forma próativa, tendo clareza em relação às prioridades para a organização. Esse posicionamento nos tira do papel de "fazedores de comunicação" e nos faz avançar para outro patamar, onde teremos condições de assumir uma postura de comunicação mais consultiva e estratégica, numa perspectiva menos centrada na produção comunicacional e mais voltada às práticas do diálogo e à priorização do que é relevante para a organização e para o negócio.
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